なぜPMOが必要なのか~基幹システム導入におけるPMOの必要性~

addlight journal 編集部  addlight journal 編集部

はじめに

本コラムでは、社内における基幹システムの導入または刷新を検討されている方を主な対象として、基幹システム導入プロジェクトにおけるPMOの必要性と役割について、弊社での支援事例などを踏まえ、要点をまとめました。まずは、PMOとはそもそも何であるかについて考えてみましょう。

PMOとは何か

PMOとは「Project Management Office」(プロジェクト・マネジメント・オフィス)の略称で、企業内あるいは企業間で取り組まれるプロジェクトについて、プロジェクトマネージャーの意思決定支援およびプロジェクト管理ルールの定着化をおこなう組織あるいはチームのことです。

一般的に、プロジェクト管理における意思決定はプロジェクトマネージャーがおこないますが、プロジェクトマネージャーひとりが意思決定に伴うプロジェクト管理業務をすべて担うのは無理があります。プロジェクト管理業務とは、プロジェクトの進捗や課題の把握と可視化からはじまり、各種課題解決方策の立案と実行、そして進捗把握などであり、ひとりで完遂することは不可能に近いのが実情です。そこで、PMOがプロジェクトマネージャーの意思決定やプロジェクト管理業務を支援し、プロジェクトの円滑な進行を促進します。ここで、プロジェクトの円滑な進行とは、プロジェクトのQ・C・D(質・費用・納期)に関する目標を達成することです。
次に、PMOの形態についてみてみましょう。

PMOの2形態

PMOの形態には以下の二種類があります。

(1)企業内に組織として常設されるPMO(全社PMO)

(2)プロジェクトごとに設置されるPMO(プロジェクトPMO)

(1)の全社PMOは、ITサービス提供企業によくみられる形態で、企業内にプロジェクト管理をおこなう部署を組織のひとつとして設置する形態です。社内の各種プロジェクトの進捗状況を一手に管理し、ステアリングコミッティーなどの最終責任者たちと連携しつつ、問題が発生した場合の改善策立案とその施策の進捗状況を管理します。企業内で複数のプロジェクトが同時並行的に行われる場合には、(1)の全社PMOを設置し、各プロジェクトの状況を一箇所で管理します。
(2)のプロジェクトPMOは、プロジェクトの開始から終了までの間のみ、プロジェクトごとにPMOを設置する形態です。本コラムの対象としている基幹システムの導入など、組織横断的に進める必要があり、かつプロジェクトの参画人数が多いプロジェクトに設置されることが多いです。

本コラムでは(2)のプロジェクトPMOに焦点を当て、基幹システム導入の際に、PMOがどのような役割を担い、またどのように貢献できるかについて説明していきます。

基幹システム導入におけるPMOの必要性

基幹システムとは、販売管理(販売計画、受注管理、出荷管理、債権管理、得意先管理など)や、生産管理(生産計画、製造指示、製造実績、原価管理、在庫管理、調達管理など)、会計管理といった企業の業務の根幹を支援するシステムのことを指します。基幹システムは会計管理を中心として複数の業務領域に渡ることから、導入する際には、営業部や製造部、経理、資材部(調達部)、そして人事部など、企業内の様々な組織からプロジェクトメンバーを集め、プロジェクトチームをつくり上げます。そのため、組織横断的に発生する課題を解決しなければならない局面がとても多くなります。例えば、量産型の製造業において、営業部が立案する販売計画に基づいて工場が生産計画を立案する場合、
(a)販売計画の立案期間をどうするか(どれくらい前に工場へ提示すれば工場は生産負荷を平準化できるのか、一週間単位の計画か、二週間単位の計画にするかなど)

(b)販売計画の立案粒度をどうするか(製品単位か、製品グループ単位か、得意先の情報を含めるか、定常的に出荷のある製品と特殊な製品で計画情報を分けるかなど)

(c)販売計画の提示フォーマットをどうするか(どのようなフォーマットで工場が受け取ると使いやすいか)

といった課題が生じます。これらは、営業部門や営業事務部門、そして工場の生産計画部門など複数の組織で解決を図らなければならない課題になります。PMOが組織横断的な課題のハンドリングを引き受けることで、プロジェクトを円滑に進めることができます。
では次に、基幹システム導入の際に、PMOがどのような役割を担うべきかについて考えてみましょう。

基幹システム導入におけるPMOの役割

基幹システムを導入する際のPMOの主な役割は、以下の七つです。
(1)プロジェクト管理手法の決定と定着化
(2)進捗状況の可視化とリカバリ策の立案
(3)課題およびリスクの管理
(4)分科会の設置とハンドリング
(5)プロジェクト予算の管理
(6)データ移行や受入テストなどのユーザタスク計画と進捗管理
(7)上記に付随する各種事務作業

次回コラムでは、上記七つの項目について具体的に解説を進めていきます。

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